Skolportal

Idag har vi haft ett kort möte med Atea kring arbetet med den skolportal vi vill ha till vårt Office 365. Under hösten kommer det arbetet att pågå och det blir den Pilotgrupp som är utsedd som kommer bli de som kommer att testköra den. Målsättningen är att den ska släppas ut till alla vid starten av vårterminen.

O365 online

I Office 365 har man oerhört många smarta möjligheter. Hur man kan välja att jobba, hur man sparar och hur man delar saker. Vi ska försöka gå försiktigt och tydligt fram så att det inte blir för rörigt.

Vi har valt att inte gå ut med information hur ni hämtar OneDrive för företag klienten till er dator för att spara där för just nu har vi så många olika varianter på datorer och användande av datorer ute i verksamheterna. Vi har lärare som har egen dator med Windows 7 och Office 2010. Detta gäller också för elever i år 2 och 3 på gymnasiet. Vi har elever som delar datorer i låg, mellan och högstadiet och vi har personal i förskolan som också delar dator och på dessa är det Windows 7 och Office 2010.

Alla instruktioner kommer att läggas i bloggen O365instruktioner

Årskurs 7 och År 1 på gymnasiet kommer i sina nya Surface-plattor att få Windows 10 och Office 2013. Med den kombinationen är OneDrive-klienten smidigt integrerad i datorn vilket gör att det hela fungerar enklare och naturligare.

Målsättningen är att Windows 10 och Office 2013 under hösten ska kunna installeras på ALLA datorer vi har i vår verksamhet. Er P: kommer att följa med in i Windows 10 och där blir det enklare att flytta över era dokument till er OneDrive för företag

För att slippa göra en massa tillfälliga informationer som kanske bara gäller under någon månad väljer vi att istället gå ut med instruktioner hur jag kan jobba med min OneDrive för företag direkt i min webbläsare. Det kan både elever och pedagoger göra och det ser då likadant ut för alla oavsett vem man är.

Det kommer att läggas upp olika instruktionsfilmer hur man gör och det kommer också att skapas skriftliga instruktioner för de som föredrar detta.

Vi kommer också redan nu parallellt göra instruktioner för Windows 10 och Office 2013 eftersom årskurs 7 och år 1 på gymnasiet får detta om några veckor.

Att spara sina dokument 20150810

Vi vill informera om att det går fint att spara sina dokument på exakt samma sätt som man gjort tidigare på P:

P: kommer att finnas kvar ett bra tag till. När vi går ut med information hur ni använder OneDrive som lagringsyta kommer båda platserna att vara tillgängliga dubbelt under en tid.

Ni kommer få tydlig information hur ni sedan gör för att använda er OneDrive och hur ni gör för att flytta ert material från P: till OneDrive, men just nu är allt gällande sparande av dokument likadant som när ni gick hem på ledighet.

För er som undrar över er edu-adress och att det är den som många har för att kunna skicka mail till er kan vi också lugna er. Det kommer att gå att skicka mail till er edu-adress ett bra tag. Däremot när ni skickar till någon är det er hkedu-adress som visas. Men har ni externa kontakter så är det ju bra att ni meddelar dem om er nya adress så snart som möjligt.

Har ni tekniska bekymmer hör av er till IT-support 0495-24 08 11

Angående O365 20150807

Hej alla!

Innan semestern försökte vi hinna så långt vi kunde gällande flytten till Office 365. Under semestern har det stått väldigt stilla av naturliga skäl då alla faktiskt har rätt till semester. 😉 Den informationen som gick ut under v27 gäller därför fortfarande och i detta brevet kommer en liten uppfräschning av den information som gick ut då. Under v33 räknar vi med att det kommer att hända mycket saker och jag kommer att löpande skicka ut information om det sker något nytt. Informationen kommer också finnas på bloggen http://blogg.hultsfred.se/skolanimolnet/. Hela den här flytten kommer att ske i etapper. Nu är er e-post på plats och sedan följer det andra. Allt kommer att stå i bloggen också. Min tanke är att skapa instruktionsfilmer som jag kommer länka till hur ni bär er åt med de olika funktionerna.

Hitta snabbtNu är alla elevers och lärares konton flyttade till Office 365. Detta gör att ni ska logga in på datorerna med förnamn.efternamn@hkedu.se och ert vanliga, gamla lösenord. Det innebär också att om ni använder webmail så ska ni gå till hkedu.se istället eller använda länken under anställd som heter webmail@hkedu.se istället. Där loggar du in med ditt förnamn.efternamn@hkedu.se och ditt gamla lösenord för att komma åt din e-post.

På Gymnasiewebben hamnar ni rätt om ni använder länken i verktygsfältet också.

Gymnasiet webingång

OBS! I skrivande stund kan inte skoladministratörerna byta lösenord åt er utan det måste IT-kontoret göra. Vi hoppas det löser sig under v33 så att de kan det när eleverna kommer, men fram till dess får ni ringa 24 08 11.

När ni är inloggade sittandes på er skola eller förskola, verkar nu programmet Outlook fungera även med er nya hkedu-adress så vill ni hellre använda det programmet så funkar det.

Om det är någon som ändå inte förstår hur man loggar in på sin mail kan ni kolla på filmen jag gjorde innan semestern som visar hur ni gör.

Outlook appVill ni ha er mail i telefonen eller surfplatta så rekommenderar vi att man hämtar appen Outlook. Detta är inget man är tvungen till och det är ingen tjänst man kan få hjälp med av IT-kontoret.

Den finns för både Android och iOS. I appen väljer ni vad ni vill logga in med för typ av konto, vilket i det här fallet är O365, ni skriver ert användarnamn som är ert förnamn.efternamn@hkedu.se och sedan ert vanliga lösenord så ska det fungera.

OBS!!Använd alltid lösenkod på din telefon eller surfplatta. Annars om du tappar den kan den som får tag i den komma åt din e-post. Tänk på att inte låna ut din telefon hur som helst då den information som finns där då riskerar att spridas.

 

 

Uppflyttning av ert konto till Office 365 innebär att er e-postinloggning flyttar.

Vi håller just nu på att flytta alla användare inom skola och förskola till Office 365. Detta gör att era e-postkonton kanske fungerar som vanligt. När själva flytten av just ditt konto är gjord kommer du inte att kunna logga in på din webmail på den vanliga adressen. Om du försöker göra det kommer följande meddelande upp.

Skärmklipp felmeddelande

Det är så du kommer märka att ditt konto har flyttats

Därifrån kan du klicka på länken som tar dig till inloggningen till ditt nya e-postkonto och Office 365. Alla dina mail från din postlåda har då också följt med dit så allt finns kvar.

När ditt konto har flyttats kan du logga in direkt på länken hkedu.se, eller gå via fliken anställd på www.hultsfred.se och i ”hitta snabbt-fältet” välja länken till webmail@hkedu.se

Om ni istället för anställdfliken på hultsfred.se väljer ingången från Hultsfredsgymnasium fungerar det nästan på samma sätt.

Gymnasiet webingång

 

När ni klickar på mailikonen blir ni flyttade till kommunens e-postsida som ser ut så här:

e-post kommunen

Om inte raden med @hkedu.se finns direkt så uppdatera sidan bara så dyker den upp.

Där väljer ni @hkedu när ni märker att er e-post flyttats dit helt enkelt och loggar in enligt instruktionerna ovan.

För er som använder det vanliga programmet Outlook i datorn, rekommenderar vi att ni nu under sommaren använder webmailen då vi upplevt problem med att Outlook inte fixar att göra de nödvändiga inställningarna när ni inte sitter på skolans/förskolans nät.

Vill ni ha er mail i er privata telefon så rekommenderar vi att man hämtar appen Outlook. Detta är inget man är tvungen till och det är ingen tjänst man kan få hjälp med av  IT-kontoret.Outlook app

Den finns för både Android och iOS. I appen väljer ni vad ni vill logga in med för typ av konto, vilket i det här fallet är O365, ni skriver ert användarnamn som är ert förnamn.efternamn@hkedu.se och sedan ert vanliga lösenord så ska det fungera.

OBS!!Använd alltid lösenkod på din telefon. Annars om du tappar din telefon kan den som får tag i den komma åt din e-post. Tänk på att inte låna ut din telefon hur som helst då den information som finns där då riskerar att spridas.

 

Er primära mailadress är nu ändrad

Arbetet med Office 365 fortgår bakom kulisserna hela tiden då man fortsätter lösa det tekniska som är nödvändigt. Det som har hänt nu är att er primära e-postadress har ändrats från förnamn.efternamn@edu.hultsfred.se till förnamn.efternamn@hkedu.se. Så när ni skickar mail kommer det vara er hkedu-mail som syns hos mottagaren. (Båda kommer fungera parallellt ett tag och samköras till en gemensam inkorg)

Ni kan också logga in på datorerna på era arbetsplatser, era jobbdatorer och er mail med er nya e-post som användarnamn och ert gamla lösenord.

Nu har vi tryckt på knappen

Nu äntligen har arbetet startat på riktigt. Just nu byggs infrastruktur på IT-kontoret upp så vi ska kunna köra Office 365. Som ni som personal och elever har fått mail om kommer en del saker påverkas redan nu. En av dessa saker är er inloggning till datorer och mail. I O365 kommer vi att byta domännamn till hkedu.se istället för edu.hultsfred.se

Ni har ju innan loggat in på era datorer och er mail med personnummer följt av initialer ( exemplevis 740325tf). Nu kommer ni också att kunna logga in med er nya e-postadress som användarnamn. Till en början kommer både er nya e-postadress och er gamla inloggning att funka att logga in med. Dvs både er förnamn.efternamn@hkedu.se och er vanliga inloggning. Lösenordet påverkas inte. (Se bilder)

Inloggning via webmail med personnummer
Inloggning via webmail med personnummer
Inloggning via webmail med den nya e-postadressen
Inloggning via webmail med den nya e-postadressen

Man kommer under en övergångsperiod att kunna ta emot mail på både den gamla och nya adressen, men all mail hamnar i samma inkorg. Den adress som kommer synas för mottagaren när ni skickar mail kommer att vara den nya vilket är den vi kommer fasa över till. (förnamn.efternamn@hkedu.se)

Vi har ju stora planer för vårt O365 och även ett införande av en ”skolportal” som kommer att bli en webbplats/plattform för tex inlämning av uppgifter för elever, nyheter från rektor, mötesanteckningar, dagordningar mm. Denna skolportal kommer inte införas nu i startskedet då vi vill att införandet av denna ska bli så bra som möjligt. Vi kommer jobba med skolportalen under hösten och det arbetet kommer göras med den Pilotgrupp som är tillsatt. De kommer att få utbildning i hur allt funkar för att sedan kunna visa och ligga i framkant vad gäller arbetet i skolportalen.

Det som kommer hända först är ju som ni redan nu förstått via mailet från Andreas Karlström att er mail byter domännamn till hkedu.se istället för edu.hultsfred.se. Båda kommer som nämnts här ovan att fungera parallellt en tid. I höst kommer ni att istället för att spara på er P: som ni gör idag, få en plats till att spara på som är er så kallade OneDrive. I er OneDrive kommer ni att ha ett lagringsutrymme på 1Terabyte. Idag har ni på P: en lagring på 200Megabyte. 1Terabyte (Tb) är alltså 1 miljon Megabyte (Mb) så ni förstår att lagringskapaciteten kommer öka enormt. Det fiffiga med detta är också att ni kan komma åt dessa filer var som helst ifrån i världen och från vilken enhet som helst. Smartphone, surfplatta eller farmors dator 😉

 

Pilotgruppsträff samt Sharepointvisning

Igår hade vi två olika möten relaterade till vårt införande av Office 365. Det första var ett webbmöte med Atea som visade sin lösning som de kallar skolportalen. Man kan säga att det är som en webbsida man kan jobba ifrån som kan hantera olika delar i Office 365. Exempel på saker man kan göra är att dela ut uppgifter till elever och elever kan lämna in. Man kan kommunicera mellan elever och lärare men också mellan skolledningen och lärare och lärare till lärare. Man kan dela filer till varandra.

Allt detta kan man göra ändå, men med Sharepointlösningar blir det pedagogiska arbetet enklare och det blir en naturlig plattform.

På eftermiddagen träffade jag vår Pilotgrupp som är en grupp av pedagoger från våra verksamheter som kommer att hjälpa oss i det pedagogiska arbetet med Office 365. Vi började med en kort genomgång vad det är och vad man kan göra med det. Sedan kopplade vi upp oss via Lync (ett av verktygen i O365) mot Niklas Persson som är IKT-pedagog i Nybro kommun. Nybro gör nämligen samma resa som vi fast de är lite längre komna i processen. Niklas berättade först vad som gjort att de valt Microsofts lösning och sedan visade han på en rad möjligheter med O365 och visade hur de hade löst sin Sharepointplattform.

Syftet med det första mötet med pilotgruppen, som kanske inte hade full koll på Office365, var att visa vad det är och vad det kan vara, samt att få det att börja snurra lite hos pedagogerna och börja fundera lite kring möjligheter och svårigheter. Ett bra möte tycker jag.

Det som händer just nu är att vi inväntar prisspecifikation från ett företag. Vi har sett på två företags alternativ hur de kan och vill införa Office 365 hos oss och nu vill vi ha specificerat vad vi får för pengarna. Det ena företaget har lämnat sina priser och nu inväntar vi som sagt det andra.

Här nedan kan ni se den presentation jag gjorde för Pilotgruppen, fast inspelad i ett nytt härligt tillägg till Powerpoint som heter Office Mix.

Uppstartsmöte

I måndags förra veckan satt vi i möte med företaget Advania som ska hjälpa oss igång med Office 365. På förmiddagen satt vi från skolsidan för att lyfta de pedagogiska frågorna vid ett införande. På eftermiddagen fick IT-kontoret sitt lystmäte och gick igenom mycket av det tekniska. Det tekniska är ju lite av en förutsättning för att sjösätta det pedagogiska så en del grejer behöver ju vara på plats rent teknist för att vi ska kunna arbeta rent pedagogiskt.

Vi fick en genomgång av Office 365 och dess verktyg samt att vi fick titta lite på Vänersborgs O365-plattform. Det första steget som kommer nu är att samtidigt som IT inventerar och införskaffar tekniken vi behöver kommer vi att sätta ihop en Pilotgrupp bestående av pedagoger som kommer att bli våra testpiloter. Pilotgruppen kommer att bli de första som får köra Office 365 och vända ut och in på det, komma med tips, förslag på vad vi ska peta i och även lyfta fram det som är bra. Detta gör vi för att få ett tydligt pedagogperspektiv på själva plattformen. Piloterna är ju de som blir experterna på detta och vi vill ju att allt ska funka så bra det kan när vi gör införandet skarpt i augusti 2015.

Nedan kan ni se en liten film om office 365.

Avstämningsmöte 20141020

Idag har vi träffats igen, mest för att börja sätta saker i rullning. Vi har en styrgrupp som är de som håller i pengarna och fattar de slutgiltiga besluten. Sedan har vi idag bestämt en projektgrupp och vilka som ska ingå i den.

Projektledare blir Johan Klavins som tillsammans med Martin Snickars, Andreas Ekberg, Ronny Örnros, Ulf Lundh, Andreas Karlström och Anton Johansson. Vi ska alltså försöka få ihop det här ganska stora projektet till att bli så bra som möjligt.

Det kommer också att tillsättas en referensgrupp med pedagoger som ska finnas med som bollplank och hjälpa oss i diskussionerna kring hur vi ska använda vår molntjänst.

En blogg om hur arbetet fortskrider med molntjänster i skolan